5 Tipps zur schnellen und rechtskonformen Umsetzung
- Erstelle deine Whistleblower-Strategie in Absprache mit deinen Mitarbeitern. Beziehe sie weitestgehend in deine Vorgehensweise mit ein und stell klar, wie sie in Zukunft Missstände melden können und dass sie dabei umfangreich geschützt sind. Interne Kommunikation ist auch hier von großer Bedeutung.
- Etabliere ein Hinweisgebersystem für Hinweisabgaben und Folgemaßnahmen. Dabei ist unbedingt zu beachten, dass dein Unternehmen einen anonymen Meldekanal betreiben muss. Das bedeutet, dass sämtliche Metadaten bei Abgabe des Hinweises gelöscht werden und die Identität des Whistleblower in keinem Fall ersichtlich ist. Generell hat der Hinweisgeber die Wahl zwischen persönlicher, mündlicher oder schriftlicher Meldung. Auf Wunsch kann er diese ebenfalls vertraulich abgeben, sodass sein Name dem Fallbearbeiter zwar bekannt ist, seine Identität jedoch weiter geschützt bleibt. Das Hinweisgeberschutzgesetz erfordert, dass die Daten des Hinweisgebers in diesem Fall einzig und allein dem Beauftragten ersichtlich sind. Dabei gilt es alle Eventualitäten zu berücksichtigen und mögliche Sicherheitslücken frühzeitig zu beheben. Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern ist es außerdem erlaubt, sich Hinweisgebersysteme zu teilen und/oder gemeinsame Meldekanäle zu nutzen.
- Benenne einen oder mehrere Meldestellen-Beauftragte für dein Unternehmen. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für Hinweisgeber und stellen sicher, dass alle Daten vertraulich und sachdienlich behandelt werden. Der Melde-Beauftragte muss dabei innerhalb der 7-Tage-Frist den Eingang der Meldung bestätigen, diese ausreichend prüfen und gegebenenfalls Folgemaßnahmen ergreifen. Nach spätestens 3 Monaten muss der Hinweisgeber über erfolgte Schritte informiert werden. Der Meldestellen-Beauftragte kann parallel weitere Tätigkeiten in deinem Unternehmen wahrnehmen. Wichtig ist jedoch, dass er unabhängig und neutral arbeitet. Darüber hinaus muss er für diese Aufgabe besonders geschult werden, damit er mit den eingerichteten Systemen und den geltenden Datenschutzverordnungen vertraut wird. Nur so können eine effiziente Kommunikation und ein angemessener Umgang mit dem Hinweisgeber gewährleistet werden. Für Unternehmen, denen die Kapazität für eine derartige Stelle fehlt, gibt es die Möglichkeit, die Meldestelle an Einrichtungen von außerhalb auszulagern.
- Stell sicher, dass deine Zulieferer und Partner ebenfalls die notwendigen Maßnahmen ergreifen. Damit der Entstehungsprozess deiner Whistleblower-Policy effektiv und reibungslos abläuft, ist es wichtig, dass du mit deinen Zulieferern und Partnern Absprache hältst und sie über die Schritte innerhalb deines Unternehmens aufklärst. Es ist von Vorteil, präzise Anforderungen zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes sicherstellen und so Verstöße und Risikofaktoren vermieden werden können.
- Überprüfe in regelmäßigen Abständen die Einhaltung der Vorgaben. Es ist zunächst von großer Bedeutung, dass alle Mitarbeiter und Führungskräfte in deinem Unternehmen die Richtlinien des Gesetzes verstehen und befolgen. Führe regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen durch. Dadurch sind alle Mitarbeiter angemessen informiert und können die Anforderungen befolgen. Außerdem sollte die Funktionsfähigkeit der Meldeplattformen kontinuierlich durch interne Kontrollmechanismen überprüft werden.
Chancen erkennen und die richtige Strategie entwickeln.
Wichtig ist vor allem eines: Dass Unternehmen schnellstmöglich damit beginnen, sich mit der eigenen Whistleblower-Policy auseinanderzusetzen, um eine effektive Strategie zu entwickeln. Trotz einiger Herausforderungen, die das Hinweisgeberschutzgesetz mit sich bringt, bietet es enorme Chancen und Vorteile. Es hilft beispielsweise dabei, interne Missstände in Unternehmen schnell aufzudecken und trägt folglich auch aus wirtschaftlicher Perspektive zu einer positiven Entwicklung bei. Darüber hinaus sorgt eine stabile Whistleblower-Policy für mehr Transparenz und Sicherheit und kann so die Kultur eines Unternehmens maßgeblich bestärken.