Wie läuft Lohnoptimierung in der Praxis ab?
Pododesk ist ein junges Unternehmen, welches 2015 in Ludwigshafen gegründet wurde. Das Startup bietet eine Software zur Praxisverwaltung für die Podologie und Fußpflege. Die in der Aufbauphase einer neuen Firma naturgemäß niedrigeren Gehälter konnte pododesk mit Riso früher erhöhen und attraktiver gestalten.
Die Ziele von pododesk
Die Mitarbeiter von pododesk sollen eine Lohnerhöhung bekommen. Das kleine Budget des jungen Unternehmens wird dabei optimal genutzt, um den Mitarbeitern ein größtmögliches Netto-Mehr zu ermöglichen.
Umsetzung der Ziele
Riso hat für pododesk ein Lohnkonzept erstellt und die Einführung steuerfreier Lohnbausteine ermöglicht. Dieses Konzept wurde einerseits auf strategischer Ebene konzeptionell erstellt und dann für alle Mitarbeiter individuell angepasst, umgesetzt und eingeführt.
Ergebnisse und Einsparung durch steuerfreie Benefits
Im Vergleich zu einer „normalen“ Bruttolohnerhöhung hat pododeskca. 56% Lohnkosten eingespart. Dabei ist das durchschnittliche Netto-Gehalt um 5,8% gestiegen
Steuerfreier Lohn für das Unternehmen
Ausgangssituation
Der Gründer Thomas Gössing revolutioniert die Praxisverwaltung in der Podologie, indem er eine webbasierte Verwaltungssoftware speziell für die Podologie und Fußpflege entwickelt: Termine, Patienten, Behandlungskosten, Verordnungen und vieles mehr kann durch pododesk in einer Software und ohne Medienbruch organisiert und abgewickelt werden.
Für ein junges Unternehmen sind gerade die finanziellen Ressourcen besonders begrenzt. Die Überlegung in welche Bereiche das Geld fließt - ob in die Entwicklung einer neuen Funktionalität in der Software, in die Kaffeemaschine im Büro oder ein attraktiveres Gehalt für die Mitarbeiter – ist somit stets präsent. Pododesk entschied sich für seine Mitarbeiter, obwohl die Gründer die Lohnnebenkosten von bis zu 150% als sehr hoch empfinden.
Bei der Entscheidung hat auch die Partnerschaft mit Riso geholfen: Riso bietet steuerfreie Lohnbausteine, welche Lohnnebenkosten geringhalten.
Gemeinsamer Weg und Beratung durch RISO
Ein Berater von Riso betrachtete die aktuelle Lohnsituation bei pododesk, ihre Strukturen und die Vorstellung der Gründer über die Lohnerhöhungen ihrer Mitarbeiter. Dabei wurde die unmittelbare Situation genauso berücksichtigt wie die Planung für die folgenden drei Jahre.
So hat Riso in einem gemeinsamen Workshop mit dem Gründer die aktuelle und gewünschte Situation im Bereich Lohn erfasst und aufbereitet. Im Auftrag von pododesk entwickelte das Team von Riso daraufhin eine Strategie zur Anwendung steuerfreier Lohnbausteine. Sofort implementiert wurden Mittagessen und Sachbezug. Diese Strategie wird für die Mitarbeiter individuell angepasst und umgesetzt und wurde auch für zukünftige Neuanstellungen ausgearbeitet. Dadurch ist sichergestellt, dass das Budget
des Unternehmens optimal genutzt wird und Mitarbeitern das bestmögliche Gehalt gezahlt wird. Die Gehaltszahlungen wachsen mit dem zur Verfügung stehenden Budget in den kommenden Jahren „automatisch und optimiert“. Dadurch gibt pododesk seinen Mitarbeitern eine klare Perspektive zur Entwicklung ihres Lohns, die mit offener und direkter Kommunikation begleitet wird.
Die Schritte zum gemeinsamen Erfolg
Die (Lohn)Situation klar und deutlich erfassen
„Mir war klar, dass ich für meine Mitarbeiter etwas tun muss. Eswar aber auch klar, dass Lohnerhöhungen teuer werden und daher habe ich die Auseinandersetzung mit der Thematik mehrmals geschoben.“ (Gründer-Thomas Gössing)
Lohnerhöhungen sind teuer, keine Frage. Aber was sind wirklich die Konsequenzen auf den Gehaltsabrechnungen bzw. den Bankkontender Firma und der Mitarbeiter?
Die Erörterung des Themas in der Geschäftsführung, begleitet durch Riso, hat nicht nur zu einem klaren Wissensgewinn geführt, sondern auch Zahlen offengelegt. Durch Beispielrechnungen aus der Firma wurden Zahlen plastisch und konkret: Die diversen Lohnnebenkosten summieren sich auf und machen den Großteil der Gesamtkosten aus: So betragen die Kosten für das eigentliche Netto-Plus, welches schlussendlich bei den Mitarbeitern ankommt, nur ca. 40% der gesamten Kosten. Die übrigen 60% der Kosten verteilen sich auf Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
Lohnstrategie festlegen
Als Resultat der Strategie-Session mit Riso hat pododesk für jedes der kommenden 3 Jahre ein Budget für Gehaltserhöhungen festgelegt. Riso kümmert sich darum, dass ein Maximum bei den Mitarbeitern ankommt.
„Das ganze Thema ist ja nicht gerade einfach. Durch die Anleitung von Riso konnten wir eine klare Vorstellung von unserer Lohnsituation aktuell, aber vor allem für die Zukunft entwickeln.“ (Gründer-Thomas Gössing)
Hierfür nutzt Riso eine Reihe von Lohnbausteine, die von der Steuer befreit oder begünstigt sind. Lohnzusatzbausteine sind an die gesetzlichen Regelungen gebunden und werden vom Finanzamt sowie der Rentenversicherung detailliert geprüft. Hier gilt es, die Dokumentation sauber zu führen. Und was hilft dabei besser, als für jede Buchung einen Beleg nachweisen zu können? Daher bekommt jeder pododesk-Mitarbeiter die Riso-App mit einem individuellen Zugang an die Hand, über welchen er seine Belege zur Prüfung einreicht.
Mitarbeiter einbinden und Gespräche führen
Die Nachricht von der Lohnerhöhung kam für alle überraschend: kein Mitarbeiter hatte damit gerechnet, als eine Meeting-Einladung mit dem mystischen Betreff „Der Chef zahlt‘s“ versandt wurde. Die proaktive Herangehensweise des Gründers wird von allen Kollegen honoriert und viele haben dies in einem Einzelgespräch in den folgenden Tagen positiv kommentiert.
„Das war ein toller Moment, den Kollegen zu erzählen, dass die Firma zukünftig bestimmte private Rechnungen übernimmtund 10 Mal im Monat das Mittagessen sponsort. Das war eine schöne Situation für mich.“ (Gründer-Thomas Gössing)
Im gleichen Meeting hat Riso eine kurze, ca. 15minütige Einführung in die einzelnen Bausteine gegeben. Welche Belege können eingereicht werden? Was ist steuerlich gefördert? Was zählt als Verpflegung während der Arbeitszeit? Seither läuft „businss as usual“: Die Mitarbeiter reichen täglich Belege via Riso-App ein und im nachfolgenden Monat werden alle nachgewiesenen Kosten mit der normalen Lohnauszahlung von pododesk erstattet. Steuerfrei.
- Riso übernimmt für pododeskdie gesamte Aufbereitung der Mitarbeiterbelege inklusive Belegprüfung, Dokumentation und Archivierung.
- Die monatlichen aggregierten Werte werden direkt in die Lohnbuchhaltung übermittelt, um mit dem regelmäßigen Gehalt ausgezahlt zu werden.
Zukunft und Ausblick für den Arbeitgeber
Lohn-und Einkommensteuern bleiben ein komplexes und für den Laien undurchsichtiges Thema. Riso hilft pododesk bei der Bewältigung dieser Komplexität und passt sich dabei an die existierenden Routinen und Systeme an. Aktuell setzt das Startup die Bausteine Mittagsessen und Sachbezug ein. Zukünftig sind weitere Bausteine, wie der Erholungsbeihilfe, Internet sowie steuerfreie Boni geplant. Pododesk rechnet mit einer Verdoppelung der Mitarbeiterzahl im kommenden Jahr. Riso-Bausteine werden für die neuen Mitarbeiter ein fixer Gehaltsbestandteil von Beginn an und pododesk kommuniziert diese Benefits schon aktiv in den Stellenbeschreibungen und Bewerbungsgesprächen.